الفصل الثاني مواصفة قياسية مقترحة لإدارة الجودة في المؤسسات الإفتائية

مجموعة المواصفات الصادرة عن «الأمانة العامة لدور وهيئات الإفتاء في العالم» «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية»:

• المحتويات:
• مقدمة.
• متطلبات «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية».
• المجال.
• المصطلحات والتعريفات.
• إطار إدارة المؤسسة الإفتائية.
• دعم الخدمات الإفتائية.
• تطلعات المستفتي.
• المتصدرون للإفتاء والباحثون.
• النتاج الإفتائي.

١- عام:

الأمانة العامة لدور وهيئات الإفتاء في العالم هي ممثل لاتحاد عالمي لدور وهيئات الإفتاء في العالم (الدور والهيئات والمؤسسات الأعضاء في الأمانة العامة)، وتقوم الأمانة بإعداد مجموعة من الوثائق كأداة إدارية وعلمية للمؤسسات التي تقدم الخدمات الإفتائية لتساعدها على تلبية تطلعات المستفتين.

ويأتي في طليعة هذه الوثائق هذه الوثيقة المعنية بنظام إدارة المؤسسات الإفتائية؛ كأداة إدارية لتقييم درجة استيفاء المؤسسات الإفتائية لتطلعات المستفتين.

٢- مبادئ نظام إدارة المؤسسات الإفتائية.

نظام إدارة المؤسسات الإفتائية يتبع المبادئ الإدارية التالية:

• التركيز على المستفتين والموظفين وسائر المعنيين.
• المنهجية العلمية.
• القيادة البصيرة.
• التحسين المستمر.
• القرارات القائمة على الأدلة.
• إدارة العلاقات والوصول.
• إدارة الموارد.
• التركيز على العمليات والنتائج معًا.

٣- الفوائد المحتملة:

تتمثل الفوائد المحتملة لمؤسسة إفتائية تطبق «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» بناء على هذه الوثيقة فيما يلي:

أ- تحسين مواءمة الأهداف والأنشطة مع السياسة العامة.

ب- تعزيز المسئولية الاجتماعية عن طريق توفير خدمة إفتائية جيدة شاملة للجميع.

جـ- المزيد من الاستقرار المجتمعي والولاء للمؤسسة الإفتائية.

د- عمليات مستمرة للتحسين وأدوات تقييم لإثبات وزيادة الفعالية والكفاءة.

هـ- زيادة مصداقية المؤسسة.

و- وسيلة تُمكِّن المؤسسات الإفتائية من إظهار التزامها بممارسات الإدارة الإفتائية الفعالة.

ز- ثقافة للتحسين التنظيمي.

ح- مواءمة المعايير الإقليمية والوطنية والمفتوحة والملكية وغيرها في إطار دولي.

(١) المجال

تحدد هذه الوثيقة متطلبات نظام الإدارة للمؤسسات الإفتائية عندما تكون هذه المؤسسة:

أ- تحتاج إلى إثبات قدرتها على أداء الخدمة الإفتائية مع تطوير كفاءتها في ذلك.

ب- تهدف إلى تحقيق تطلعات المستفتين وغيرهم من المستفيدين والموظفين من خلال التطبيق الفعال لنظام إدارة المؤسسات الإفتائية؛ بما في ذلك عمليات تحسين النظام وضمان المطابقة لتطلعات المستفتين وغيرهم من المستفيدين، وجميع متطلبات هذه الوثيقة عامة ويمكن تطبيقها على أية مؤسسة إفتائية تستخدم منهجًا لدعم تطوير الكفاءة الإفتائية بغض النظر عن المذهب الفقهي أو العَقَدي أو الحجم، ولا تنطبق هذه الوثيقة على الجهات غير المعتمدة وطنيًّا للإفتاء مادام قد وُجِدَ في النطاق الجغرافي جهة معتمدة.

(٢) المصطلحات والتعريفات

لأغراض هذه الوثيقة يُقصد بالمصطلحات الآتية ما يلي:

1. «المؤسسة الإفتائية»: هيئه خَدَمِيَّة تقوم على تقديم فتاوى وبحوث إفتائية لطالبيها.

ملاحظة: يشمل هذا المصطلح: الهيئات والدور والإدارات الإفتائية المعتمدة في البلدان الإسلامية وغير الإسلامية، وكذلك الهيئات الإفتائية العاملة في البُلدان والأقاليم التي لا يتوفر فيها مؤسسة معتمدة.

2. «رئيس هيئة الإفتاء»:الشخص أو مجموعة الأشخاص الذين يقومون بتوجيه وتنظيم المؤسسة على أعلى مستوى في المؤسسة الإفتائية، والمعني بتفويض السلطة وتوفير الموارد داخل المؤسسة الإفتائية.
3. «النِّتَاج الإفتائي»:الفتوى الصادرة من المتصدِّر للإفتاء بأي شكل كانت أو الوسائط المطبوعة أو الإلكترونية المعنية بالمجال الإفتائي الصادرة من المؤسسة الإفتائية وكذلك الوسائل الإفتائية.
4. «الوسيلة الإفتائية»: الصورة التي تنتقل عبرها الفتوى إلى المستفتي؛ فتشمل المباشرة للمستفتي وجهًا لوجه أو الحديث معه عبر الهاتف أو إرسال الفتاوى إلكترونيًّا أو في صورة مطبوعة وغير ذلك.
5. «المتصدرون للإفتاء»:المعنيون بإيصال الفتوى إلى المستفتي عبر أي وسيلة إفتائية؛ مباشرًا أو مكتوبًا أو إلكترونيًّا أو صوتيًّا أو غير ذلك.
6. «الباحثون»:الداعمون للمتصدرين للإفتاء بما يُنشئونه من أبحاث تتعلق بالفتاوى أو المجالات الإفتائية ولا يُعنون بإيصال الفتوى.
7. «المعاونون»:سائر موظفي المؤسسة الإفتائية من غير المتصدرين للإفتاء أو الباحثين.
8. «الموظفون»: ما يشمل المتصدرين للإفتاء والباحثين والمعاونين.
9. «العاملون»:تتضمن: الموظفين والمتدربين وموظفي مقدمي الخدمات الخارجيين.
10. «البنية التحتية»: تشمل المباني والأراضي والمرافق والمعدات بما في ذلك الأجهزة والبرمجيات.
11. «المستفتي»:الأفراد أو الجهات المستهدَف تلبية احتياجاتها الإفتائية بصفة خاصة أو عامة.
12. «المنهج الإفتائي»:الإطار العام الحاكم للمنهجية العلمية في النتاج الإفتائي أو مجموعة المبادئ العلمية للمؤسسة الإفتائية.
13. «النطاق»:هو النطاق الجغرافي الذي تتبني المؤسسة تقديم الخدمة الإفتائية له.
14. «السياسة الإفتائية العامة»: هي ما يشمل المنهج الإفتائي والنطاق الإفتائي وبيان الوسائل الإفتائية التي تعتمد المؤسسة تقديم الفتوى من خلالها.
15. «تضارب الفتوى»:هو إخراج فتويين متضادتين في مسألتين متحدتين في الواقعة والحالة والزمن والجهة.
16. «معتمد الفتوى»:هو الاختيار الفقهي الذي تتبنى المؤسسة الإفتائية الإفتاء به في المسألة.
17. «الكفاءة الإفتائية»:القدرة على تطبيق المعرفة والمهارات لتحقيق النتائج المرجوة؛ بأن يتحقق في الفتوى/ البحث الإفتائي ما يلي:
    • موافقة الحكم الشرعي للواقعة طبقًا للمنهج الإفتائي.
    • مجانبة التطرف.
    • مجانبة مخالفة الإجماع القطعي الثبوت والدلالة.
    • مجانبة مخالفة المقاصد الشرعية كما يحدده رئيس هيئة الإفتاء.
    • المناسبة السلوكية.
18. «الفعالية»:مدى تحقيق الأنشطة المخطط لها وتحقيق النتائج المخططة.
19. «النظام الإداري»: مجموعة من العناصر المترابطة أو المتفاعلة في المؤسسة لوضع السياسات والأهداف والعمليات لتحقيق تلك الأهداف.
20. «الهدف»:النتيجة التي يتعين تحقيقها.
21. «معلومات موثقة»: هي معلومات مطلوبة مضبوطة ومُحافظ عليها من قِبَل المؤسسة الإفتائية والوسط الذي المحتوي عليها بأي شكل كان ومن أي مصدر.

ويمكن أن تشير إلى:

• نظام الإدارة بما في ذلك العمليات ذات الصلة.
• معلومات تم إنشاؤها من أجل تشغيل المؤسسة الإفتائية كالوثائق والأساليب الإفتائية.
• الخطط.
• سجلات الفتاوى في أوعيتها المختلفة.
• تسجيلات العمليات الإفتائية.

22. «أساليب العمل»:وثائق تحتوي على كافة التفاصيل المتعلقة بالجودة تُعد لكل إدارة أو قسم أو وظيفة وتحتوي على الإجراءات المتصلة بالجودة فيما يخص عمليات تلك الإدارة أو القسم أو الوظيفة.
23. «تعليمات العمل»: تعليمات تفصيلية لما جاء من إجراءات إدارية في أساليب العمل توضح كيف يتم كل إجراء حتى يأتي مطابقًا لشروط الجودة المحددة.
24. «أسلوب إفتائي»:تعليمات تفصيلية لما جاء من إجراءات علمية في أساليب العمل توضح كيف يتم إنشاء المنتج الإفتائي وإيصاله حتى يأتي مطابقًا لشروط الجودة المحددة.
25. «سجلات الجودة»:عبارة عن وثائق يقدم كل منها دليلًا موضوعيًّا على تلبية طلبات محددة، ومنها «سجلات الفتوى».
26. «ع ملية»:مجموعة من الأنشطة المترابطة أو المتفاعلة تحوِّل المدخلات إلى مخرجات.
27. «أداء»: نتيجة قابلة للقياس الكمي أو النوعي.
28. «مراقبة»: تحديد حالة نظام أو عملية أو نشاط.
29. «قياس»:عملية لتحديد قيمة.
30. «تدقيق»:عملية منهجية ومستقلة وموثقة للحصول على أدلة التدقيق وتقييمها بشكل موضوعي لتحديد مدى استيفاء معايير التدقيق.
31. «مطابقة»: الوفاء بمتطلب.
32. «عدم مطابقة»:عدم الوفاء بمتطلب.
33. «إجراء تصحيحي»:العمل للقضاء على سبب عدم المطابقة ومنع تكرارها.
34. «تحسين مستمر»: نشاط متكرر لتحسين الأداء.
35. «مسئولية اجتماعية»: مسئولية المؤسسة الإفتائية عن آثار فتاواها وأنشطتها على المجتمع والبيئة من خلال السلوك الشفاف والأخلاقي الذي يساهم في التنمية المستدامة بما في ذلك السلامة الشرعية واستقرار المجتمع.
36. «رؤية»:تطلعات المؤسسة الإفتائية فيما يتعلق بالتوجه المستقبلي المرغوب فيه ومواءمته على النحو الواجب مع رسالتها.
37. «مهمة»:سبب وجود ومجال المؤسسة الإفتائية وترجمتها إلى السياق الذي تعمل به.
38. «استراتيجية»:خطة لإنجاز مهمة المؤسسة وتحقيق رؤيتها.
39. «مهارة»:مجموعة من علوم الدراية تسمح لشخص ما بإتقان نشاط ما وتحقيق النجاح في إنجاز مهمة ما.
40. «المعرفة»: الحقائق والمعلومات أو المبادئ أو الفهم المكتسب من خلال الخبرة أو البحث.
41. «التحقق»: التأكيد من خلال تقديم دليل موضوعي أن المتطلبات المحددة تم الوفاء بها.

(٣) إطار إدارة المؤسسة الإفتائية:

(٣-١) فهم الإطار العام للمؤسسة الإفتائية:

تحدد المؤسسة الإفتائية القضايا الخارجية والداخلية ذات الصلة بالإفتاء وما يتعلق منه بمسئوليتها الاجتماعية وتوجهها الاستراتيجي والتي تؤثر على قدرتها على تحقيق النتائج المرجوة من «نظام الإدارة للمؤسسات الإفتائية».

يمكن في هذا السياق أن تشمل هذه القضايا ما يلي:

• العوامل أو الشروط الإيجابية والسلبية للنظر فيها.
• النظر فيما ينشأ عن العوامل الدينية والتكنولوجية والتنافسية والثقافية والاجتماعية والسياسية والاقتصادية والبيئية سواء كانت دولية أو وطنية أو إقليمية أو محلية.
• الأمور المتعلقة بالقيم والثقافة والمعرفة وأداء المؤسسة.
• يمكن التعبير عن الاتجاه الاستراتيجي من خلال معلومات موثقة مثل الرسالة التنظيمية أو بيان الرؤية.

(٣-٢) فهم تطلعات الأطراف المعنية بالمؤسسة الإفتائية:

نتيجة لتأثيرها أو تأثيرها المحتمل على قدرة المؤسسة على توفير النتاج الإفتائي بشكل مستمر يجب على المؤسسة الإفتائية تحديد ما يلي:

أ- الأطراف ذات الصلة بنظام إدارة المؤسسة الإفتائية.

ب- المتطلبات ذات الصلة من هذه الأطراف.

يدخل في هذه الجهات المعنية من يلي:

• المستفتون.
• الموظفون.
• المستفيدون الآخرون.

يجب على المؤسسة مراقبة ومراجعة المعلومات حول هذه الأطراف المعنية والمتطلبات ذات الصلة.

(٣-٣) تحديد نطاق «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية»:

تحدد المؤسسة الإفتائية حدود وقابلية تطبيق «نظام الإدارة للمؤسسات الإفتائية» لتحديد مجالها.

عند تحديد هذا المجال يجب على المؤسسة مراعاة:

ا- القضايا الخارجية والداخلية المشار إليها سابقًا.

ب- متطلبات الأطراف المعنية ذات الصلة المشار إليها سابقًا.

ج- النتاج الإفتائي للمؤسسة.

يجب على المؤسسة الإفتائية تطبيق جميع متطلبات هذه الوثيقة إذا كانت قابلة للتطبيق ضمن المجال المحدد لـ«نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» الخاص بها.

يجب أن يكون نطاق «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» متاحًا وأن يتم الاحتفاظ به كمعلومات موثقة، ويجب أن يحدد النطاق أنواع النتاج الإفتائي الذي يتم تغطيته، ويوفر مبررًا لأي مطلب لا تحدده المؤسسة ولا ينطبق عليه «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية».

لا يمكن المطالبة بالمطابقة مع هذه الوثيقة إلا إذا كانت المتطلبات المحدد بأنها غير قابلة للتطبيق لا تؤثر على قدرة أو مسئولية المؤسسة الإفتائية لضمان تطابق نتاجها الإفتائي وتعزيز تطلعات المستفتين ورضا غيرهم من المستفيدين.

يجب تضمين جميع النتاج الإفتائي المقدم للمستفتين من قِبل المؤسسة الإفتائية ضمن مجال «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية».

يجب تمييز المكتب/ المكاتب التابعة للمؤسسة التي سيتم تطبيق «نظام إدارة المؤسسة الإفتائية» فيها.

(٣-٤) «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية»

(٣-٤-١) يجب على المؤسسة الإفتائية إنشاء وتنفيذ وصيانة والحفاظ على «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» بما في ذلك العمليات اللازمة وتفاعلاتها وفقًا لمتطلبات هذه الوثيقة.

يجب على المؤسسة تحديد العمليات الخاصة بـ«نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» وتطبيقاتها في جميع أنحاء المؤسسة ومكاتبها التابعة إن تم تحديدها في النطاق، ويجب عليها:

أ- تحديد المدخلات المطلوبة والمخرجات المتوقعة من هذه العمليات.

ب- تحديد تسلسل وتفاعل هذه العمليات.

ج- تحديد وتطبيق معايير وأساليب (بما في ذلك رصد وقياس ومؤشرات الأداء ذات الصلة) اللازمة لضمان التشغيل والسيطرة على هذه العمليات فعالة.

د- تحديد الموارد اللازمة لهذه العمليات وضمان توافرها.

هـ- تعيين المسئوليات والسلطات لهذه العمليات.

و- معالجة المخاطر والفرص حسبما تحدد.

ز- تقييم هذه العمليات وتنفيذ أي تغييرات مطلوبة لضمان أن تحقق هذه العمليات النتائج المرجوة منها.

ح- تحسين العمليات و«نظام إدارة المؤسسات الإفتائية».

(٣-٤-٢) يجب على المؤسسة

أ- حفظ معلومات موثقة (وثائق) لدعم تشغيل عملياتها.

ب- الاحتفاظ بمعلومات موثقة (سجلات) للتأكد من أن العمليات تتم كما هو مخطط لها.

(٤) دعم الخدمات الإفتائية

(٤-١) القيادة

(٤-١-١) القيادة والالتزام

يجب على رئيس هيئة الإفتاء إثبات القيادة والالتزام فيما يتعلق بـ«نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» من خلال:

أ- المساءلة عن فعالية نظام «إدارة المؤسسات الإفتائية».

ب – ضمان أن سياسة المؤسسة الإفتائية وأهدافها موضوعة ومتوافقة مع الإطار العام والمنهج الإفتائي والتوجه الاستراتيجي للمؤسسة.

ج- ضمان تكامل متطلبات نظام «إدارة المؤسسات الإفتائية» مع عمليات المؤسسة.

د- تشجيع استخدام نهج العملية والتفكير القائم على المخاطر.

هـ – ضمان توافر الموارد البشرية اللازمة لـ«نظام إدارة المؤسسات الإفتائية».

و- توضيح أهمية إدارة المؤسسات الإفتائية الفعالة ومطابقتها لمتطلبات «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية».

ز- التأكد من أن «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» يحقق النتائج المرجوة.

ح- إشراك وتوجيه ودعم الأشخاص للمساهمة في فعالية «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية».

ط- تعزيز التحسين المستمر.

ي- دعم أدوار الإدارة الأخرى ذات الصلة لإظهار قيادتها كما تُطبَّق على مجالات مسئولياتها.

ك- دعم التنفيذ المستدام للرؤية الإفتائية والمفاهيم الإفتائية ذات الصلة.

ل- وضع وتطوير والحفاظ على خطة استراتيجية للمؤسسة الإفتائية تحوي:

• أهدافًا عامة وخاصة واضحة.
• تحديد المهام لتنفيذ الخطط والمسئوليات.
• جدول زمني لتنفيذ الخطط.
• ميزانية سنوية.

م- التأكد من تحديد تطلعات المستفتين والعمل على تلبيتها.

ن- النظر في مبادئ المسئولية الاجتماعية.

(٤-١-٢) السياسة

يجب على رئيس هيئة الإفتاء وضع سياسة المؤسسة الإفتائية ومراجعتها والمحافظة عليها بحيث:

• تدعم رسالة المؤسسة الإفتائية ورؤيتها.
• أن تكون مناسبة لغرض المؤسسة وإطارها العام وسياستها الإفتائية العامة.
• أن توفر إطارًا لوضع أهداف المؤسسة الإفتائية.
• أن تتضمن التزامًا لتلبية المتطلبات المعمول بها.
• أن تتضمن التزامًا بالتحسين المستمر لـ«نظام إدارة المؤسسات الإفتائية».
• أن تأخذ في الحسبان التغيرات الاجتماعية والتطورات التقنية والعلمية ذات الصلة.
• أن تشمل الالتزام بالوفاء بالمسئولية الاجتماعية للمؤسسة.
• أن تأخذ في الاعتبار احتياجات وتوقعات الأطراف ذات الصلة.

ويجب على المؤسسة الإفتائية أن تكون سياستها:

أ- متاحة وأن يتم حفظها كمعلومة موثقة.

ب- يتم إبلاغها وتطبيقها داخل المؤسسة.

ت- متاحة للأطراف ذات الصلة حسب الاقتضاء.

(٤-١-٣) الأدوار التنظيمية والمسئوليات والصلاحيات

يجب على رئيس هيئة الإفتاء التأكد من أن المسئوليات والسلطات والأدوار ذات الصلة يتم تعيينها وإبلاغها داخل المؤسسة الإفائية؛ وذلك من خلال إيجاد هيكل تنظيمي واضح مع توزيع الصلاحيات للعاملين في المؤسسة الإفتائية وإنشاء أوامر إدارية خاصة بتعيين المناصب القيادية في المؤسسة الإفتائية.

على أن يتم تحديد المسئولية والسلطة عن:

أ- التأكد من أن «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» في المؤسسة يتوافق مع متطلبات هذه الوثيقة.

ب- فهم سياسة المؤسسة الإفتائية وتنفيذها.

ج- التأكد من أن عمليات «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» تقدم نواتجها المستهدفة.

د- الإبلاغ عن أداء «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» وعن فرص التحسين إلى رئيس هيئة الإفتاء.

هـ- ضمان تعزيز التركيز على المستفتين وغيرهم من المستفيدين في جميع أنحاء المؤسسة.

و- ضمان الحفاظ على تكامل «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» عند التخطيط والتنفيذ لتغييرات في «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية».

ز- إدارة اتصالات المؤسسة الإفتائية.

ح- ضمان أن جميع العمليات الإفتائية متكاملة بغض النظر عن الوسيلة الإفتائية.

ط- التحكم في المعلومات الموثقة.

وفي هذا السياق يجب أن تحتوي المؤسسة الإفتائية على وِحدَة للجودة مُميَّزَة الرئيس والأعضاء تضطلع بإعداد ومراجعة وتطوير ما يلي:

• سياسات وإجراءات للتحسين المستمر للجودة.
• خطة سنوية موثقة تُراعي أولويات حاجات المؤسسة الإفتائية لتحسين وتطوير جودة الخدمات المقدمة.
• خطة لتدريب جميع العاملين في المؤسسة الإفتائية على ضمان تحسين الجودة وإشراكهم في تنفيذ أنشطة تحسين الجودة.
• تتابع وحدة الجودة ضمان تحديد وتحديث وتطبيق أدلة العمل.
• تقوم وحدة الجودة برفع تقاريرها لرئيس الهيئة الإفتائية وبشكل دوري ومتابعة تنفيذ التوصيات.
• يوجد نظام متكامل لتلقي والتعامل مع مقترحات وشكاوى العاملين واتخاذ القرار في الوقت المناسب.
• تقوم وحدة الجودة بضمان رصد الأحداث الطارئة وتحليلها ومتابعة اتخاذ الإجراءات التصحيحية.
• يوجد نظام واضح مكتوب لتقييم الأداء وبصورة دورية ويُشرف على رؤساء الإدارات مع إدارة الجودة في المؤسسة.

(٤-٢) التخطيط

(٤-٢-١) إجراءات التعرف على المخاطر والفرص

عند التخطيط لـ«نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» يجب على المؤسسة النظر في القضايا والمتطلبات المشار إليها سابقًا وتحديد المخاطر والفرص التي يجب أن تكون موجهة إلى:

أ- التأكيد على قدرة «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» على تحقيق النتائج المرجوة.

ب- تعزيز التأثيرات المرغوبة.

ج- منع أو تخفيف أو تقليل الآثار غير المرغوبة.

د- تحقيق التحسين المستمر.

ويجب على المنظمة أن تخطط إجراءات لمعالجة هذه المخاطر والفرص وكيفية القيام بما يلي:

• دمج وتنفيذ الإجراءات في عمليات «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية».
• تقييم فعالية هذه الإجراءات.

ويجب أن تكون الإجراءات المتخذة لمعالجة المخاطر والفرص متناسبة مع احتمال حدوثها والتأثير المحتمل على مطابقة النتاج الإفتائي.

ويمكن أن تشمل الخيارات لمعالجة المخاطر: تجنب المخاطر، والمخاطرة من أجل انتهاز الفرصة، والقضاء على مصدر المخاطر، وتغيير احتمال أو عواقب، وتقاسم المخاطر، والاحتفاظ بالمخاطر عن طريق قرار مستنير.

ويمكن أن تؤدي الفرص إلى تبني ممارسات جيدة وإطلاق وسائل إفتائية جديدة وزيادة أعداد المستفتين واستخدام التكنولوجيا الجديدة والإمكانيات الأخرى المرغوبة.

(٤-٢-٢) أهداف المؤسسة الإفتائية والتخطيط لتحقيقها

يجب على المؤسسة الإفتائية وضع أهداف منظمة إفتائية في الوظائف والمستويات والعمليات اللازمة لـ«نظام إدارة المؤسسات الإفتائية»، ويجب أن تكون أهداف المؤسسة الإفتائية:

أ- متسقة مع الإطار العام للمؤسسة الإفتائية وسياستها الإفتائية العامة.

ب- قابلة للقياس إن أمكن.

ت- مراعية للمتطلبات المعمول بها.

ث- ملائمة لمطابقة النتاج الإفتائي ولتعزيز تطلعات المستفتين ورضا الموظفين.

ج- يتم مراقبتها باستمرار.

ح- يتم توصيلها لذوي الشأن.

د- يتم تحديثها حسب الاقتضاء.

هـ – يتم حفظها كمعلومات موثقة.

يشمل التخطيط لتحقيقها ما يلي:

• ما الذي سيتم القيام به؟
• ما هي الموارد المطلوبة؟
• من سيكون مسئولًا؟
• متى تكتمل؟
• كيف سيتم تقييم النتائج؟

(٤-٢-٣) التخطيط للتغيرات

عندما تحدد المؤسسة الإفتائية الحاجة إلى إجراء تغييرات في «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» يتم إجراء التغييرات بطريقة مخططة، ويجب على المؤسسة النظر في:

أ- الغرض من التغييرات وعواقبها المحتملة.

ب- سلامة “نظام إدارة المؤسسات الإفتائية”.

ج- توافر الموارد الداخلية واستعدادها.

د- تخصيص أو إعادة توزيع المسئوليات والسلطات.

هـ- مدى توفر واستعداد المزودين الخارجيين اللازمين لتنفيذ التغيير.

(٤-٣) الموارد

(٤-٣-١) عام

يجب على المؤسسة الإفتائية تحديد وتوفير الموارد اللازمة لإنشاء وتنفيذ وصيانة وتحسين «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» بطريقة تعزز على نحو مستدام تلبية تطلعات المستفتين وإشراك الموظفين ورضاهم هم والمستفيدين الآخرين.

(٤-٣-٢) الموارد البشرية

يجب أن تُعنى المؤسسة الإفتائية بإدارة الموارد البشرية وذلك بما يلي:

أ- توصيف وظيفي مكتوب لجميع المناصب الوظيفية في المؤسسة الإفتائية موضح فيه جميع المهام ومسئوليات العمل ويتم مراجعته دوريًّا.

ب- آلية لحفظ بيانات العاملين وآدائهم وبرامج تأهيلهم.

ج- نظام واضح لتقييم الأداء بصفة دورية ويُشرف على تنفيذه مسئولو الإدارات.

د- نظام للتعرف على احتياجات الموارد البشرية والعمل على تلبيتها.

هـ- نظام في التدريب لتطوير كفاءة ومهارة العاملين.

و- سياسات ومعايير خاصة بتعيين وترقية العاملين.

وتكفل المؤسسة الإفتائية أن يكون العاملون على علم بسياسة واستراتيجية المؤسسة الإفتائية وأهداف «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية»، وعلى علم بمساهمتهم في فعالية هذا النظام بما في ذلك فوائد تحسين أداء المؤسسة الإفتائية وآثار عدم التوافق مع متطلبات النظام.

(٤-٣-٣) البنية التحتية

يجب على المؤسسة الإفتائية تحديد وتوفير وصيانة البنية التحتية الآمنة بحيث تكون مناسبة للموارد البشرية لدعم الخدمات الإفتائية والتأكد من أن أبعاد البنية التحتية كافية لمتطلبات من يستخدمونها.

ويجب أن تكون هناك بنية تحتية مناسبة لما يلي:

أ- تأدية الخدمة الإفتائية طبقًا للوسائل الإفتائية المحددة في الإطار العام للمؤسسة الإفتائية.

ب- مساعدة الباحثين في تقديم النتاج الإفتائي.

ج- الإعاشة.

(٤-٣-٤) مراقبة وقياس الموارد

يجب على المؤسسة الإفتائية تحديد وتوفير الموارد اللازمة لضمان نتائج صحيحة وموثوق بها عند استخدام المراقبة أو القياس للتحقق من مطابقة النتاج الإفتائي للمتطلبات.

ويجب على المؤسسة الإفتائية التأكد من أن الموارد المقدمة:

أ- مناسبة للأنواع المحددة من أنشطة الرصد والقياس التي يجري الاضطلاع بها؛ أي: ما يكفي للهدف والوسيلة الإفتائية ومدة الخدمة الإفتائية.

ب- يتم الحفاظ عليها لضمان استمراريتها لهدفها.

ج- يجب على المؤسسة الإفتائية الاحتفاظ بالمعلومات الموثقة المناسبة كدليل على الملاءمة لغرض مراقبة وقياس الموارد.

(٤-٥) إدارة البيانات

(٤-٥-١) الدعم العلمي الإفتائي

تحدد المؤسسة الإفتائية المعرفة اللازمة لتشغيل عملياتها وتحقيق مطابقة النتاج الإفتائي.

ويجب الحفاظ على هذه المعرفة وإتاحتها بالقدر اللازم.

وعند التعامل مع الاحتياجات والاتجاهات المتغيرة يجب على المؤسسة النظر في معارفها الحالية وتحديد كيفية الحصول أو الوصول إلى أي معرفة إضافية ضرورية والتحديثات المطلوبة.

ويجب على المؤسسة تشجيع تبادل المعرفة بين جميع الموظفين، وعلى وجه الخصوص بين الأقران.

ويمكن أن تستند المعرفة إلى:

• المصادر الداخلية مثل المعرفة المكتسبة من التجربة والدروس المستفادة من الفشل والمشاريع الناجحة والتقاط وتبادل المعارف والخبرات غير الموثقة ونتائج تحسينات العمليات والنتاج الإفتائي.
• المصادر الخارجية كالكتب والبرامج العلمية والمؤتمرات.

ففي هذا السياق يجب أن تتوفر في المؤسسة الإفتائية الأدوات العلمية الداعمة للمتصدرين للإفتاء والباحثين لتنفيذ ما يُوكل إليهم من مهام علمية وذلك أنه يلزم توفر مكتبة (ورقية/إلكترونية)، وأن يتم التحقق فيما يخصها مما يلي:

• الكفاية العلمية.
• التأمين.
• سهولة الاستدعاء.

في حالة توفر برمجيات دعم علمي ينبغي التحقق مما يلي:

• التحديث المستمر.
• تمكن كافة المعنيين من الاستخدام.

ويجب على المؤسسة الإفتائية توفير الموارد المعرفية اللازمة لتشغيل العمليات وجعلها متاحة عند الحاجة، ويجب في هذه الموارد:

أ- أن تعكس احتياجات ومتطلبات الموظفين لأداء العمليات.

ب- أن يتم مراجعتها في فترات زمنية مخطط لها للتأكد من تحديثها.

ج- أن تكون مفهرسة ومشار إليها.

(٤-٥-٢) إدارة المعلومات:

ينبغي على المؤسسة الإفتائية توفير ما يلي:

(٤-٣-١) أنظمة لإدارة المعلومات ومراقبتها والتحقق من جودتها.

(٤-٣-٢) نظام فعال لتحديد ما يتطلب السرية من المعلومات وتنفيذه.

(٤-٣-٣) نظام فعال يُسهِّل الحصول على المعلومات في الوقت المناسب.

(٤-٣-٤) نظام مسانِد لنظم إدارة المعلومات في حالة استخدام نظام المعلومات الإلكترونية.

(٤-٣-٥) دورات تدريبية لجميع مستخدمي نظم المعلومات من العاملين.

(٤-٣-٦) إشراك جميع التخصصات في التخطيط لنظام المعلومات أو تطويره.

(٤-٣-٧) نظام صيانة وقائية لجميع الأجهزة ونظم المعلومات بشكل دوري وعند الطلب.

(٤-٣-٨) مراجعة للتعليمات والأنظمة الخاصة بالسجلات الإفتائية وتحديثها بشكل دوري وفقًا للوائح والأنظمة.

(٤-٥-٣) المعلومات الموثقة

يجب أن يتضمن “نظام إدارة المؤسسات الإفتائية” للمؤسسة ما يلي:

أ- المعلومات الموثقة المطلوبة في هذه الوثيقة.

ب- المعلومات الموثقة التي تحددها المؤسسة باعتبارها ضرورية لفعالية «نظام إدارة المؤسسات الإفتائية».

ويمكن أن يختلف مدى المعلومات الموثقة الخاصة بـ«نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» من مؤسسة إلى أخرى بسبب:

• حجم المؤسسة الإفتائية ونوع نتاجها الإفتائي وعملياتها.
• تعقيد العمليات وتفاعلاتها.
• اختصاص الأشخاص.

ويمكن أن تكون الوثائق بأي شكل أو نوع من الوسائط.

وعند إنشاء وتحديث المعلومات الموثقة يجب أن تضمن المؤسسة تحديد التعريف والوصف والصيغة والوسائط ومراجعة واعتماد الصلاحية والملاءمة.

ويتم التحكم في المعلومات الموثقة التي يتطلبها نظام «إدارة المؤسسات الإفتائية» بحيث يُضمن أنها متاحة ومناسبة للاستخدام ومحمية.

(٤-٥-٤) التواصل

تحدد المؤسسة الإفتائية الاتصالات الداخلية والخارجية ذات الصلة بـ«نظام إدارة المؤسسات الإفتائية» بما في ذلك:

1. • على ماذا ستتواصل؟
   • لماذا التواصل؟
   • متى التواصل؟
   • مع من يجب التواصل؟
   • كيفية التواصل؟
   • من يتصل؟

وتوجد آلية واضحة بخصوص التنسيق والاتصال بين الإدارات والمتصدرين للفتوى والباحثين وسائر العاملين في المؤسسة.

وتحدد المؤسسة الإفتائية وتنفذ ترتيبات فعالة للتواصل مع المستفتين وسائر الأطراف الأخرى فيما يتعلق بما يلي:

أ- السياسة التنظيمية والخطة الاستراتيجية.

ب- تصميم ومحتوى وتسليم النتاج الإفتائي.

ج- طلبات النتاج الإفتائي.

د- تعليقات المستفتين وغيرهم بما في ذلك الشكاوى واستقصاءات الرضا.

(٤-٦) الإحـــصــــــــاء

يلزم توفير سائر الإحصاءات التي تؤثر على اتخاذ القرارات المهمة وتدعم الاهتمام بالمستفتي، وذلك بوضع نظام يتم بواسطته التحديد والتحقق مما يلي:

• الإحصاءات المؤثرة في نظام الجودة.
• آليات الجمع والحفظ.
• آلية رفع الإحصاءات إلى المخوَّلين بالاطلاع.
• المتاح للنشر طبقًا للوائح والقوانين.

(٥) تطلُّعات المستفتي

(٥-٢) التركيز على المستفتين.

ينبغي على المؤسسة الإفتائية أن تتحقق من أن معلوماتها عن اتجاهات المستفتين الفقهية والعَقَدية والاجتماعية بمختلف شرائحهم في المجتمع المستهدف مطابقة للواقع، وذلك بتحديد:

• ما يتوفر من خدمات إفتائية.
• البيانات الديموغرافية.
• المشاكل الاجتماعية والاقتصادية وغيرها مما يتعلق بالإفتاء.

وكذلك في حالة ما إذا شملت السياسة الإفتائية العامة الإفتاء للأقليات المسلمة ينبغي التحقق من موافقة المعلومات المتعلقة بالإفتاء لواقعهم.

(٥-٢) سهولة الوصول إليها

يجب على المؤسسة الإفتائية وضع آليات لقياس وتحسين ما يلي:

• تمييز المؤسسة الإفتائية.
• مناسبة الوسائل الإفتائية لحاجات المستفتين.

(٥-٣) إتاحة الخدمة

وذلك بالإعلان عن استمرار الخدمات لسائر المواطنين حسب احتياجهم وتوعيتهم برسالة المؤسسة الإفتائية وإفهامهم حقوقهم ومسئولياتهم والتأكد من ذلك، وذلك بما يلي:

• وجود منشورات تعرِّف المستفتي بحقوقه ومسئولياته المتعلقة بصحة ما يُبديه من معلومات متعلقة بسؤاله.
• وجود قائمة بالإجراءات لطلب استيفاء وثائق رسمية من المستفتي.
• وجود آلية للتأكد من أن المتعاملين مع المستفتي يقومون بإفهامه بمسئولياته وواجباته تجاه المؤسسة.

(٥-٤) خصوصية المستفتي.

ينبغي على المؤسسة الإفتائية التأكد من تأمين خصوصية المستفتي وتوثيق سماحه/ عدم سماحه بالاستفادة من الفتوى/ البحث المقدَّم له.

(٥-٥) قياس رضا المستفتين عن الخدمة الإفتائية.

ويكون ذلك عبر:

• وجود آلية لجمع والشكاوى.
• وجود نظام متكامل لتلقي والتعامل مع مقترحات وشكاوى المستفتين واتخاذ القرار في الوقت المناسب.
• توثيق الإجراءات المتعلقة بحل المشكلة موضوع الشكوى.

(٥-٦) التأكد من حسن تواصل سائر العاملين مع المستفتي.

(٥-٧) تثقيف المستفتي.

ينبغي أن تتوفر في المؤسسة الإفتائية الإجراءات اللازمة لما يلي:

• تقييم احتياجات المستفتين التثقيفية الإفتائية مع توثيقها.
• يتضمن مهام التثقيف الشرعي: آداب المستفتي وصدق المعلومات المعطاة للمتصدر للإفتاء والالتزام بموضوع الفتوى دون استطراد.
• يأخذ التثقيف الشرعي بالاعتبار قِيَم ومعتقدات المستفتي وبما يضمن التفاعل بينه وبين المتصدر للإفتاء.
• التحقق من تنفيذ آليات التثقيف الإفتائي ويتم قياس آثارها لتطويرها.

تعزيز الوعي الإفتائي؛ بحيث توفر المؤسسة برامج لما يلي:

• مواجهة الفتاوى المتطرفة.
• مواجهة الفتاوى الشاذة.
• تشجيع التوجه للمؤسسات الإفتائية المعتمدة.

(٥-٨) الرعاية المتعلقة بمسائل الضرورة الشرعية

يجب على المؤسسة الإفتائية فيما يتعلق بمسائل الضرورة الشرعية إيلائها بمزيد اعتناء وذلك بما يلي:

• التأكد من مدى الضرورة لدى المستفتي.
• وجود آلية للتعامل مع مسائل الضرورة الشرعية.
• تأمين الفتاوى التي يترتب على تأخير إصدارها ضرر قانوني أو اجتماعي أو شرعي.

(٥-٩) الرعاية المتعلقة بمسائل الاختلاف بين المستفتين الاجتماعية والمالية:

في المسائل التي يتعلق الحكم الشرعي فيها بالوقوف على الملابسات من عدة مستفتين ينبغي أن تولي المؤسسة الإفتائية عنايتها بما يلي ما يلي:

• وجود آلية للتعامل المسائل الواقع فيها اختلاف بين عدة مستفتين في سائر الوسائل الإفتائية.
• خصوصية المستفتين.
• أن يكون المتعاملون مع هذه المسائل مدربين على وسائل التعامل.
• حماية للمتصدر للفتوى وللمستفتين.

(٥-١٠) الزيارة الإفتائية

في حالة تبني المؤسسة أسلوب الزيارة الإفتائية ينبغي أن يتم توثيق ما يلي:

• تمييز فريق للزيارة الإفتائية.
• تدريب فريق الزيارة الإفتائية.
• آلية تحديد وتمييز الزيارة الإفتائية.
• تأمين الزيارة الإفتائية.

(٦) المتصدرون للإفتاء والباحثون

(٦-١) التركيز على المتصدرين للإفتاء والباحثين.

يجب على رئيس هيئة الإفتاء أن يكون مسئولًا بشكل مباشر عن ضمان أنه يتم تحديد احتياجات وتوقعات المتصدرين للإفتاء والباحثين وفهمها واستيفائها باستمرار كما يتضح من رصد مدى رضاهم وتقدمهم التدريبي والمخاطر والفرص التي تؤثر على ما يتعلق بها.

(٦-٢) تحديد المستوى العلمي للمتصدرين للإفتاء والباحثين.

ويتم ذلك من خلال ما يلي:

• تحديد مجالات ومعايير ومؤشرات الكفاءة في الوسائل الإفتائية المختلفة.
• قياس المُستوى العلمي لدى المتصدرين للإفتاء والباحثين.
• مراقبة وتقويم الجلسات الإفتائية.

(٦-٣) أنظمة العمل

ينبغي أن تكون أنظمة العمل في المؤسسة الإفتائية موجهة نحو تهيئة المتصدرين للإفتاء والباحثين لتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، وذلك من خلال:

• تمييز آلية التنظيم وإدارة العمل.
• تحديد متطلبات المؤسسة من الباحثين والمتصدرين للإفتاء.
• أسلوب تعيين المناصب العلمية العليا.

(٦-٤) التعلم والتحفيز للمتصدرين للإفتاء والباحثين:

يجب أن تسعى المؤسسة لتدريب وتحفيز المتصدرين للإفتاء والباحثين من خلال:

• تحديد الاحتياجات الرئيسية المصاحبة لقياس الأداء وتحسين الأداء.
• التدريب على الأساليب الإفتائية والبحثية وتقييم فاعليته.
• آلية تحفيز المتصدرين للإفتاء والباحثين ليستخدموا قدراتهم بالكامل ويستكملوا ما يحتاجونه.

محافظة المؤسسة على جو العمل الذي يؤدي إلى الشعور الطيب والرضا والتحفيز لكل العاملين المتخصصين، ويشمل ذلك الآتي:

• توفير أماكن العمل التي تتسم بالصحة والأمن والأمان.
• توفير آلية لمساهمة الباحثين والمتصدرين للإفتاء في مجهودات التحسين.
• تحديد العناصر الحاكمة التي تؤثر على رضا وتحفيز الباحثين والمتصدرين للإفتاء وآلية قياسها وربطها بنتائج الأداء لتحديد الأوليات في الاستيفاء.

(٧) النِّتاج الإفتائي

(٧-١) الإطار العلمي للإفتاء

ينبغي أن تستكمل المؤسسة الإفتائية الإطار العلمي للإفتاء؛ وذلك بتمييز ونشر ومراقبة ما يلي ووضع آلية للمتطلبات وطريقة التطوير:

المنهج، وينبغي أن يحتوي على:

• المذهب/ المذاهب المعتمدَة في الإفتاء، ويتم في هذا السياق وضع المنهجية العامة للاختيار داخل المذهب أو بين المذاهب على أن يتم التأكيد على الكفاءة الإفتائية.
• المجتمع المستهدَف.
• الأساليب الإفتائية.

وينبغي في هذا السياق التأكد مما يلي:

• توفُّر الأساليب لسائر الوسائل الإفتائية.
• مطابقة الأساليب للمنهج الإفتائي.
• نشر الأساليب الإفتائية.
• مراقبة ومراجعة الالتزام بالأساليب الإفتائية.

(٧-٢) الفتاوى

يجب على المؤسسة الإفتائية العناية بالفتاوى كنتاج إفتائي رئيسي وذلك فيما يخص الأمور التالية:

(٧-٢-١) الإطار العلمي للفتاوى

وذلك بوضع آليات للتحقق مما يلي:

• تمييز الفتاوى الموحَّدة.
• التفرقة بين فتاوى الفرد وفتاوى الأمة.
• مطابقة الفتاوى الموحَّدَة وفتاوى الأمة للمنهج الإفتائي.

(٧-٢-٢) الخدمة الإفتائية

وذلك بالتحقق مما يلي:

• مطابقة الفتاوى للأساليب الإفتائية.
• مناسبة الفتاوى لحالة المستفتي.
• معلومية الفتاوى للمستفتين.
• مناسبة آلية تحويل المستفتين بين الإدارات.

(٧-٢-٣) الوصول إلى الفتوى

ينبغي على المؤسسة الإفتائية فيما يخص الفتاوى الصادرة إلى مستفتٍ بعينه عبر سائر الوسائل الإفتائية أن تتحقق مما يلي:

• ما لا يمكن لغير المستفتي من سائر المستفتين الوصول إليه.
• آليات إيصال الفتوى للمستفتي.
• توثيق الإيصال.
• قياس أثر الإيصال.

(٧-٣) البحث الإفتائي:

في حالة تبني المؤسسة لخدمة البحث الإفتائي يجب على المؤسسة الإفتائية العناية بما يخص الأمور التالية:

(٧-٣-١) الإطار العلمي للبحث الإفتائي:

وينبغي في هذا السياق التأكد مما يلي:

• توفر الأساليب البحثية ومعلوميتها لسائر المعنيين.
• مطابقة الأساليب البحثية للمنهج الإفتائي.
• مراقبة ومراجعة الأساليب البحثية لتطويرها.

(٧-٣-٢) السياسة البحثية العامة:

يجب على المؤسسة تمييز ما يلي:

• جهات إعداد البحث الإفتائي.
• سياسة وآليات النشر البحثي والخدمات البحثية.
• قياس أثر النشر والخدمة البحثية.

(٧-٣-٣) الإنتاج البحثي الإفتائي.

ينبغي للمؤسسة وضع آليات لما يلي:

• تخطيط وتعزيز الأبحاث الإفتائية.
• تقييم وقبول الأبحاث.
• التأكد من مطابقة المنتج البحثي للمنهج الإفتائي.
• مطابقة المنتج البحثي للأساليب البحثية.

(٧-٤) الوسائل الإفتائية:

(٧-٤-١) تحديد متطلبات النتاج الإفتائي:

عند تحديد متطلبات النتاج الإفتائي من الوسائل الإفتائية يجب على المؤسسة الإفتائية التأكد من تحديد ما يلي:

أ- الوسائل الإفتائية التي تعتبرها المنظمة ضرورية بسبب سياستها وخطتها الاستراتيجية.

ب- الوسائل الناتجة عن تحليل تطلعات المستفتين.

ج- الوسائل الناتجة عن تحليل المطالب والتطورات الدولية.

د- الوسائل الناتجة عن البحث.

(٧-٤-٢) تصميم وتطوير الوسائل الإفتائية:

(٧-٤-٢-١) عام

يجب على المؤسسة الإفتائية أن تضع وتطبق وتصون عملية تصميم وتطوير مناسبة لضمان توفير وسائل إفتائية لاحقًا.

(٧-٤-٢-٢) التخطيط لتصميم وتطوير الوسائل الإفتائية:

يجب على المؤسسة الإفتائية التخطيط لتصميم وتطوير الوسائل الإفتائية بما في ذلك:

أ- مراحل العملية المطلوبة.

ب- تحديد معايير لتقييم الوسيلة الإفتائية.

ج- إجراءات تقييم الوسيلة الإفتائية.

د- تحديد طرق التحسين وإجراءاتها.

هـ- تحديد التغييرات التي تؤثر في الوسائل الإفتائية.

و- المسئوليات والسلطات المشاركة في عملية التصميم والتطوير.

ز- الاحتياجات من الموارد الداخلية والخارجية لتصميم وتطوير الوسائل الإفتائية.

ح- الحاجة إلى ضبط الترابط بين الأشخاص المشاركين في عملية التصميم والتطوير.

(٧-٤-٢-٣) مدخلات تصميم وتطوير الوسائل الإفتائية:

تحدد المؤسسة الإفتائية المتطلبات الأساسية للأنواع المحددة من الوسائل الإفتائية التي سيتم تصميمها وتطويرها، ويجب على المؤسسة النظر في:

أ- المتطلبات الوظيفية والأداء.

ب- المعلومات المستمدة من أنشطة التصميم والتطوير السابقة المماثلة.

ج- المعايير أو قواعد الممارسة التي التزمت المؤسسة بتنفيذها.

د- العواقب المحتملة للفشل بسبب طبيعة الوسائل الإفتائية.

وتكون المدخلات كاملة وغير غامضة وكافية لأغراض التصميم والتطوير ويجب الاحتفاظ بمعلومات موثقة عنها.

(٧-٤-٢-٤) ضوابط تصميم وتطوير الوسائل الإفتائية:

يجب على المؤسسة تطبيق ضوابط لعملية التصميم والتطوير لضمان:

أ- أنه يتم تحديد النتائج المراد تحقيقها.

ب- إجراءات استعراض لتقييم قدرة نتائج التصميم والتطوير على تلبية المتطلبات.

ج- استمرار أنشطة التحقق والصلاحية للتأكد من أن المنتجات والخدمات الإفتائية الناتجة عن ذلك تلبي متطلبات التطبيق المحدد أو الاستخدام المقصود.

د- يتم اتخاذ أي إجراءات ضرورية بشأن المشاكل التي يتم تحديدها أثناء المراجعات أو أنشطة التحقق والصلاحية.

هـ – يتم الاحتفاظ بمعلومات موثقة عن ذلك.

(٧-٥) السجلات الإفتائية:

يجب على المؤسسة الإفتائية إعداد نظام للسجلات الإفتائية يشمل سياسات وإجراءات مكتوبة ومُطبَّقَة ومراجعته بصفة دورية لتطويره؛ بحيث يتم التحقق مما يلي:

• وجود مكان لحفظ السجلات بطريقة منظمة وآمنة.
• أمن السجلات وتعقبها أثناء تداولها بين مختَلَف الوحدات.
• سرية الوصول لأي سجل إفتائي، وبخاصة المتعلق منها بمعلومات المستفتين، وإتاحة الوصول في الوقت المناسب للشخص المخوَّل.
• إتاحة السجلات الإفتائية لأغراض التدقيق والمراجعة ضمن نظم ولوائح محددة.